I- GİRİŞ
Ülkemizde 2017 yılı Ocak ayı itibariyle faal (aktif) olan limited şirket sayısı 791.619, anonim şirket sayısı 122.926, komandit şirket sayısı ise 1.947’dir(1). 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu(2)(TTK)(3)’nun 124. maddesinin ikinci fıkrasına göre anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket sermaye şirketi sayılmaktadır. 7201 sayılı Tebligat Kanunu(4) (TK(5))’na 2011 yılında 6099 sayılı Kanunla eklenen 7/a maddesi ile sermaye şirketlerine, yani, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu hale getirilmiştir(6).
Anılan yükümlülük, 2011 yılında getirilmekle birlikte –6099 sayılı Kanun’un 18. maddesiyle, sermaye şirketlerine elektronik ortamda tebligat yapılmasına ilişkin hükmün 19.01.2011’den iki yıl sonra yürürlüğe girmesi hüküm altına alındığından– 19 Ocak 2013 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. TK’nın 7/a maddesinin beşinci fıkrasında, elektronik tebligat zorunluluğuna ilişkin usul ve esasların yönetmelikle düzenleneceği belirtilmiş, Adalet Bakanlığı tarafından hazırlanıp yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği(7) ile de konuya ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Ancak, üzerinden uzunca bir süre geçmesine rağmen, hala e-tebligat yükümlülüğü hususunda anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket yönetimlerinden bazılarının, anılan yükümlülükten haberlerinin olmadığına şahit olmaktayız. Geçtiğimiz günlerde kayıtlı elektronik posta adresine tebligat yapmak istediğimiz bir şirketin müdüründen kayıtlı elektronik posta adresini bildirmesini talep ettiğimizde, bize internet sitesinde yer alan ve iletişim için kullanılan e-Posta adresini göndermiştir. Dolayısıyla, bazı sermaye şirketlerinin yöneticilerinin kayıtlı elektronik postanın ne olduğunu dahi bilmediklerini düşünmekteyiz. İşte bu çalışmada, sermaye şirketlerine getirilen kayıtlı elektronik posta edinme yükümlülüğü ile KEP adresinin nasıl edinileceği, ücretleri ve KEP adresi edinilmemesi halinde şirketlere para cezası uygulanıp uygulanmayacağı hususları üzerinde durulacaktır.
II- SERMAYE ŞİRKETLERİNE GETİRİLEN KAYITLI ELEK-TRONİK POSTA EDİNME YÜKÜMLÜLÜĞÜ
7201 sayılı Tebligat Kanunu (TK) uyarınca, kazaî merciler (mahkemeler, yargı organları), 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak elektronik ortam da dâhil tüm tebligat, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıyla yapılmak zorundadır.
TK’nın 7/a maddesinin ikinci fıkrasında ise “Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.” hükmüne yer verilerek, anılan şirketlere 7201 sayılı Kanun uyarınca yapılacak tebligatların elektronik yolla yapılması gerektiği belirtilmiştir. Kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olduğundan, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri zorunludur. Elektronik tebligat adresinden kasıt, şirkete ait olan elektronik tebligata elverişli “kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi”dir.
Kayıtlı elektronik postaya Türk Ticaret Kanunu’nda da yer verilmiştir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525. maddesinin ikinci fıkrasında “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir.” hükmüne yer verilmiş, bu hükme istinaden Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından hazırlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış ve TTK ile aynı tarihte, yani 1 Temmuz 2012 tarihinde, yürürlüğe girmiştir. Anılan Yönetmelik kayıtlı elektronik posta sisteminin hukuki ve teknik yönleri ile işleyişine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Yönetmelikte, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); “elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli”; KEP hesabı ise “orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabı” olarak tarif edilmiştir.
Bu bağlamda, anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yönetici veya yöneticilerin, limited şirketlerde ise müdürün veya müdürler kurulunun, 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi edinmesi ve bu adresi tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdinde yapacağı işlemlerde bildirmesi gerekir.
TK’nın 7/a maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca, elektronik yolla tebligat, şirketin elektronik tebligat adresine (yani, kayıtlı elektronik posta adresine) ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Şirket, elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişir.
Peki, kayıtlı elektronik posta adresi nereden temin edilir? KEP hesabı almak isteyen anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına (KEPHS) başvuruda bulunurlar(8). Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısı (KEPHS); TTK kapsamındaki yetkilendirme çerçevesinde KEP sistemi kurmak ve işletmek için kurulan anonim şirket ile başvuru yapması ve gerekli koşulları sağlaması hâlinde 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun hükümlerine göre elektronik ortamda tebligat yapmaya yetkili kılınmış idaredir. Halihazırda, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilen 8 adet KEPHS bulunmaktadır. Bunlar;
– Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş.
– TNB Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret A.Ş.
– TÜRKKEP Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret A.Ş.
– INTERTECH Bilgi İşlem ve Pazarlama A.Ş.
– EFINANS Elektronik Ticaret ve Bilişim Hizmetleri A.Ş.
– KEPKUR Yazılım Bilişim Kayıtlı Elektronik Posta Hizmetleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.
– FIT Bilgi İşlem Sistemleri Servisleri Sanayi ve Ticaret A.Ş.
– Mikro Yazılımevi Yazılım Hizmetleri Bilgisayar Sanayi ve Ticaret A.Ş.
olup, KEP hesabı yukarıda isimleri sayılan KEPHS’lerin herhangi birisinden temin edilebilir(9).
KEPHS, başvuru sahibi ile sözleşme veya taahhütname imzalar. KEPHS, başvuru sahibi şirketin, KEPHS başvuru formunda belirtilen işlem yetkilisinin onayını güvenli elektronik imza ile aldıktan sonra ilgili KEP hesabını kullanıma açar(10). Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler, ancak elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması için başvuruda bulunamazlar.
Kayıtlı elektronik posta hizmetinin şirketlere olası maliyetine de kısaca değinelim. Doğal olarak, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, kayıtlı elektronik posta hizmetleri karşılığında, KEPHS’ye bir ücret ödeyeceklerdir. Yönetmeliğe göre; KEPHS, sunduğu hizmetlere ilişkin ücretleri belirlemekte serbesttir. Ancak, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, ücretlere alt ve üst sınır getirebilir. Örneğin; Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş.’nin bu konuda belirlediği ücretler aşağıdaki gibidir(11):
– Yıllık Abonelik Ücreti: 35 TL,
– Yıllık Arşiv Ücretleri: 100 MB kotalı alan ücretsiz, 250 MB kotalı alan 30 TL, 500 MB kotalı alan 50 TL, 1 GB kotalı alan 100 TL, Her ilave 1 GB kotalı alan 100 TL,
– SMS Ücreti: Her bir SMS gönderim için 10 Kuruş,
– KEP İletim Ücreti: KEP ileti büyüklüğü 0-5 MB arası ise 1.50 TL, 5-10 MB arası ise 3 TL, 10-15 MB arası ise 4.50 TL, 15-20 MB arası ise 6 TL, 20-25 MB arası ise 7.50 TL,
– e-Tebligat İletim Ücreti: Her bir e-Tebligat iletimi için 4.50 TL,
– e-Yazışma İletim Ücreti: e-Yazışma ileti büyüklüğü 0-5 MB arası ise 35 kuruş, 5-10 MB arası ise 70 kuruş, 10-15 MB arası ise 1.05 TL, 15-20 MB arası ise 1.40 TL, 20-25 MB arası ise 1.75 TL.
Anılan ücretler, KEP hesabının olası maliyetleri konusunda sermaye şirketlerine bir fikir vermesi amacıyla belirtilmiş olup, diğer KEPHS’lerin talep ettikleri ücretlere dair bir araştırma yapılmamıştır. Kanımızca, diğer KEPHS’lerde yukarıda belirtilen rakamlara yakın tutarlar da ücret talep etmektedirler(12).
Son olarak, KEP hesabı edinmeyen anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere para cezası verilip verilmeyeceğine de kısaca değinelim. 7201 sayılı Kanun’da sermaye şirketlerine elektronik tebligat yükümlülüğü getirilmekle birlikte, elektronik posta adresi edinilmemesi hali için herhangi bir ceza hükmü öngörülmemiştir(13). Kanımızca, bazı şirketlerin KEP hesabı edinmemesinin altında yatan en önemli sebep budur. Cezası olmayan yasal yükümlülükler ülkemizde maalesef yeterince uygulama imkanı bulamamaktadır. Buna karşılık, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nde kendisine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken ancak elektronik tebligat adresi edinmeyen anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin MERSİS’te kayıtlı olan tebligat adreslerine, elektronik tebligat adresi edinmeleri için başvuruda bulunmaları konusunda MERSİS’ten sorumlu kurum tarafından bildirim yapılacağı belirtilmiştir. Dolayısıyla, elektronik tebligat adresi edinmeyen şirketlerin MERSİS’te kayıtlı olan tebligat adreslerine, elektronik tebligat adresi edinmeleri için başvuruda bulunmaları konusunda MERSİS’ten sorumlu kurum, yani Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından bildirim yapılması gerekir.
III- ÖZET VE SONUÇ
7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/a maddesi uyarınca, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere 19 Ocak 2013 tarihinden itibaren elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Bu nedenle; anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri, bir başka deyişle kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı edinmeleri gerekmektedir. Ancak, 7201 sayılı Kanun’da sermaye şirketlerine elektronik tebligat yükümlülüğü getirilmekle birlikte, elektronik posta adresi edinilmemesi hali için herhangi bir ceza hükmü öngörülmemiştir. KEP hesabı kullanılarak yapılabilecek işlemler ve sonuçları KEPHS ile hesap sahibi şirket arasında imzalanan sözleşme veya taahhütname ile belirlenir. Hesap sahibi olan anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket istediği zaman işlem yetkilisini değiştirebilir.
KEP’in Tebligat Kanunu dışında kullanım alanları da bulunmaktadır. TTK’nın 18. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca; tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. Ayrıca, TTK’ya dayanılarak çıkarılan ve 29 Ağustos 2012 tarih ve 28396 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliği’nin 9. maddesine göre; sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarına, kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş
komandit şirketlerin ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarına, elektronik ortamda katılabilmek için, toplantıya katılma hakkı bulunanlar, şirketin internet sitesinde hazır bulundurulacak elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP hesabına iletmek; şirket de iletilen bu talepleri aldıktan sonra talepte bulunan kişinin toplantı anında Elektronik Toplantı Sistemine erişmesi için gerekli tanımlamaları yapmak ve hak sahibinin KEP hesabına bu durumu bildirmekle yükümlüdür. KEP’in sağladığı kolaylıklar ve cezası olmasa dahi yasa ile getirilen bir yükümlülük olması gerçeğinden hareketle, henüz KEP adresi edinmemiş, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, maliyeti fazlaca olmayan, elektronik tebligat adresi edinip yetkili mercilere bildirmeleri yararlarına olacaktır.
Yazar: Soner ALTAŞ*
Yaklaşım / Mayıs 2017 / Sayı: 293
* Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Başmüfettişi
(·) Bu çalışmada belirtilen görüşler yazarına ait olup, çalıştığı Kurum’u bağlamaz.
(1) Bkz. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı 2017 Yılı Ocak Ayı Veri Bülteni, s.9, http://risk.gtb.gov.tr/data/5892e37c1a79f54ef455d572/2017 Yılı Ocak Ayı Veri Bülteni.pdf, Erişim: 12.03.2017
(2) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 13.01.2011 tarihinde kabul edilmiş; 14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış ve 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
(3) Çalışmamızda, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu için “TTK” kısaltması kullanılmıştır.
(4) 19.02.1959 tarih ve 10139 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
(5) Çalışmamızda, 11.02.1959 tarih ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu için “TK” kısaltması kullanılmıştır.
(6) Bkz. Soner ALTAŞ, “Şirketlere e-Tebligat Zorunluluğu Getirildi”, Dünya Gazetesi, 7 Şubat 2013
(7) 19 Ocak 2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
(8) Elektronik tebligat hizmeti almak isteyen şirketler, www.pttkep.gov.tr adresinden online başvuru bölümüne girip PTTKEP hesabı ön başvurusunu yapabilir, PTT Merkez Müdürlüklerine giderek gerekli evrakları teslim edip, KEP hesaplarına para yatırarak PTTKEP hesap sahibi olabilirler. PTT Merkez Müdürlükleri listesine www.pttkep.gov.tr adresinden ulaşılabilir. http://pttkep.gov.tr/online-basvuru, Erişim: 11.03.2017
(9) Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet sağlayıcılar Listesi, https://www.btk.gov.tr/tr-TR/Sayfalar/KEP-Kayitli-Elektronik-Posta-Hizmet-Saglayicilar, Erişim: 11.03.2017
(10) Bkz. Soner ALTAŞ, “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Edinmeyen Şirketlere Ceza Verilir mi?”, Mali Çözüm Dergisi, Mayıs-Haziran 2016, Sayı: 135, s.109-110
(11) http://pttkep.gov.tr/ucretler, Erişim: 11.03.2017
(12) Detaylı açıklama için Bkz. ALTAŞ, agm, s. 111-112
(13) Buna karşılık, 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun’un 9/A maddesi uyarınca, bankalar, sermaye piyasası aracı kurumları, finansal kiralama, faktoring, finansman şirketleri, sigorta ve emeklilik şirketleri, portföy yönetim şirketleri, Merkezi Kayıt Kuruluşu ve Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi, MASAK Başkanlığı’na başvuruda bulunup, “elektronik tebligat hesabı” edinmek zorundadırlar. Sayılanlar elektronik tebligata ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmedikleri takdirde, 11.625 TL’den 290.635 TL’ye kadar idari para cezasına muhatap olabileceklerdir. Detaylı açıklama için Bkz. ALTAŞ, agm, s. 113-118
