İlgide kayıtlı özelge talep formunda; …   … vergi kimlik numaralı mükellefi olan şirketinizin 01/01/2014 tarihinden itibaren e-fatura sistemine geçmeyi plânladığı, bu kapsamda diğer e-fatura kullanıcılarından tarafınıza bölge kodu, sipariş tarihi ve numarası, matbu irsaliye numarası bilgileri, ürün kodu, marka kodu, hizmeti alan kişi ismi vb zorunlu olmayan bilgilerin de e-fatura üzerinde bilgi amaçlı belirtilmesi yönünde talepler geldiği belirtilerek,  söz konusu bilgilerin e-faturada yer alıp almayacağı hususunda Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir.

            213 sayılı Vergi Usul Kanununun  229 uncu maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek, içermesi gereken asgari bilgiler 5 bent halinde sayılmıştır.  Buna göre; faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi varsa vergi dairesi ve hesap numarası, malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası gibi bilgilerin faturada yer alması gerekmektedir.

            Anılan Kanunun ‘Elektronik ortamdaki  kayıtlar  ve elektronik cihazla belge düzenleme’  başlıklı mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrasının ikinci paragrafında  elektronik belge, ‘…şekil hükümlerinden bağımsız olarak bu Kanuna göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür.’  şeklinde tanımlandıktan sonra, aynı fıkranın son paragrafı ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.

            Bu çerçevede, Vergi Usul Kanununun Maliye Bakanlığına tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslara 397, 416, 421 ve 424 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile 58 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirkülerinde yer verilmiştir.

            e fatura uygulaması,  e fatura portalı, entegrasyon  ve özel entegrasyon  olmak üzere  üç yöntemden oluşmaktadır. Bu yöntemlere ilişkin ayrıntılı açıklamalar http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde yer alan klavuzlarda  açıklanmıştır. E fatura oluşturmak için kullanılan UBL  uygulamasına ilişkin açıklamalar ise UBL TR klavuzlarında yer almaktadır. Söz konusu  klavuzlarda e faturada yer alması gereken zorunlu alanlar belirtilmiştir. Bu kapsamda UBL TR klavuzlarında   e faturada bulunması gereken zorunlu ve seçimlik alanlara ilişkin kapsamlı bilgiye ulaşılabilir.

            Diğer taraftan; e-Fatura Portalının kullanımı ile ilgili hususlarda kullanıcıların ihtiyaç duyacağı temel bilgileri vermek amacıyla hazırlanan ve  http://www.efatura.gov.tr/ adresinde kullanıma açılan  e-FATURA PORTALI başlıklı Kullanım Kılavuzunun ‘4 Temel İşlemler’  başlıklı bölümünün  ‘4.1 Fatura Oluşturma’  başlıklı alt bölümünde; Fatura Oluştur ekranında yer alan alanlar doldurularak taslak fatura oluşturulacağı, bu ekranın  Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not bölümlerinden meydana geldiği, açıklandıktan sonra bu  bölümlerde; zorunlu ve  seçimli alanlar tek tek sayılmak suretiyle belirtilmiştir.

            Buna göre; e-fatura sisteminde 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 230 uncu maddesinde 5 bent halinde belirtilen hususlar bulunması zorunlu bilgiler arasında olup, e-fatura sistemi de bu hükme uygun şekilde dizayn edilmiştir. Ayrıca, anılan sisteme kullanıcıların günümüz koşulları dahilinde ihtiyaç duyabileceği seçimli bilgilerde eklenmiştir.

            Dolayısıyla, anılan Kullanım Kılavuzunun Fatura Bilgileri Bölümünde yer alan ve  faturaya kaynak teşkil eden siparişe ait numara ve tarih bilgisi girilmesi zorunlu bir alan olmayıp, kullanıcının tercihine bırakılmıştır.

            Faturadan önce irsaliye düzenlenmiş ise İrsaliye Tarihi ve İrsaliye Numarasının İRSALİYE BİLGİLERİ alanında gösterilmesi ise zorunludur.

            Ayrıca, Alıcı Bilgileri Bölümünde yar alan VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarası girildiğinde, UNVANI kısmına alıcının unvanının, söz konusu alana TC Kimlik numarası girildiğinde ise Adı, Soyadı kısımlarına  alıcının Adı ve Soyadının tam olarak girilmesi zorunludur.

            Satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgilerin gösterildiği Mal/Hizmet Bilgileri Bölümünde; satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgilerin gösterileceği (malın veya işin; nevi, miktarı, birimi, birim fiyatı, iskonto oranı, iskonto tutarı, mal hizmet tutarı, KDV oranı, KDV tutarı) açıklanmıştır.

            Diğer taraftan; e-fatura sisteminde yer alan  Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir. Örneğin; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 6335 sayılı Kanunun 6 ncı maddesi ile değişen 39 uncu maddesinin ikinci fıkrası hükmü uyarınca  e-faturada gösterilmesi gereken bilgilerden olup,  ayrı bir alanda yazılamayan ‘tacirin sicil numarası ve ‘işletmenin merkezi’ bilgisi bu alana yazılabilecektir.                     

            Yukarıda yer alan yasal düzenlemeler uyarınca, 01/01/2014 tarihinde e-fatura sistemine dahil olacak olan şirketinizin e-fatura düzenlemesi esnasında irsaliye tarihi ve numarası, alıcı bilgileri ile satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgilere faturada yer vermesi zorunludur.

            Ancak, mal ve/veya hizmet sattığınız müşterilerin talepleri doğrultusunda faturada yer vermeniz istenen siparişe ait numara ve tarih bilgisi, ürün kodu, marka kodu ve bölge kodu gibi bilgiler ise seçimli olduğundan bu bilgilere yer verilmesi tercihinize bırakılmıştır.

            Bilgi edinilmesini rica ederim.

(*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.